軟體開發中的所有角色，產品經理可以說是會議前幾名多的角色，而且很常要擔任主持會議的角色，因為產品經理很大一塊在做的事情是跨團隊的溝通協調，埋沒在這麼多的會議中還要準備會議需要的文件，到底產品經理是怎麼做到的呢？

今天就要來分享一下自己是如何準備這些會議的，其實有個簡單的框架可以依尋。

舉辦一場會議時，會需要以下幾個關鍵要素：會議目的、與會對象、會議內容、follow up&action items、會議記錄，往下會再詳細分享每個內容。

（Why）會議目的

為什麼需要辦此場會議，希望達到什麼樣的結果，畢竟產品經理的會議已經很多了，應該要想辦法提升溝通效率減少不必要的會議。

（Who）與會對象

根據前項希望達到的目標，需要參與會議的利害關係人有誰，而在開會前也建議用此篇的溝通技巧中的利害關係人管理，找尋主要的與會角色。

（What）會議內容

為了可以幫助與會的人員更容易理解會議中想要溝通與討論的內容，建議提前準備一些內容幫助與會人員補足一些背景知識，這樣執行會議也會比較順利，如果可以提前準備好文件內容，建議也可以在會議前提前分享給與會的人員。

（To do lists）follow up&action items

很多時候會議結束後都會發現還有一些需要確認和處理的地方，例如整體的時程規劃、遺漏確認的部分等，這些都需要產品經理協助紀錄下來，並且協助在會後確認，確認完後再另外和與會者更新資訊，後續的內容若是比較小的溝通就可以考慮用文字的方式做溝通；但若是另外一個很大的溝通，就需要再另外召開一場會議。

（record）開會紀錄

為了避免大家事後忘記此場會議的結論，或是有認知不同的地方，因此在會議結束後，產品經理要協助和大家重新對焦此場會議最後的結論，並且用文字的方式紀錄下來，包含後需要follow up或是action items的事項，再將內容分享給與會的成員。